ขบวนการแรกเริ่มของการใช้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารให้เอาสิ่งพิมพ์ที่จะทำคัดลอกมาคว่ำลงบนกระจกของเครื่องถ่ายเอกสาร ปิดแผ่นฝาของเครื่องเช่าถ่ายเอกสารสำหรับมิให้แสงสว่างเข้าเครื่อง ตั้งรายละเอียดที่ต้องการ อาทิ ขนาดกระดาษ สัดส่วนสิ่งพิมพ์ ความเข้มของน้ำหมึก จำนวนสำเนาที่ต้องการ เป็นอาทิ หลังจากนั้นกดปุ่มปล่อยกระดาษเพื่อเครื่องทำการถ่ายเอกสารตามอยาก ครั้นได้คัดลอกครบตามจำนวนที่ตั้งไว้ เครื่องเช่าถ่ายเอกสารจะหยุดการทำงาน แล้วก็กดปุ่มพักเครื่องเพื่อประหยัดกระแสไฟฟ้า
เครื่องถ่ายเอกสารเป็นเครื่องมือออฟฟิศที่มีความหมายมากชนิดหนึ่งจึงน่าจะหาทางรักษาให้สามารถใช้งานได้ดี ไร้ข้อสงสัย พร้อมทั้งเป็นเหตุให้อดออมงบในการบำรุงเครื่องอีกด้วย อันจะเป็นเหตุให้กิจการงานมีความสามารถ การรักษาเครื่องขั้นแรกทำได้เช่นนี้
ในการทำสำเนา ถ้ากระดาษเข้าติดในเครื่องให้พินิจกิจการงานของลูกยางว่า หมุนไปในทิศทางใดดึงกระดาษที่ติดไว้ออกตามรูปร่างการวนของลูกยางนั้น อย่าใช้ปลั๊กไฟร่วมกับข้าวของเครื่องใช้ชนิดอื่น เพื่อ ศักยภาพของเครื่อง
ตรวจอุปกรณ์ที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสารให้จำนวนพอ ใช้เครื่องถ่ายเอกสารตามวิธีการที่เจาะจงไว้ ระมัดระวังอย่าให้เครื่องถ่ายเอกสารถูกน้ำ พร้อมกับอย่าให้ฝุ่นผงเข้าเครื่อง
ถ้าเครื่องทรุดโทรม อย่าทำการบูรณะด้วยตัวเอง ให้เรียกช่างหรือผู้รอบรู้การมากระทำการแก้ไขหรือมีข้อสงสัยในการใช้เครื่อง ให้สอบถามช่างหรือไม่ก็ชำนัญพิเศษการใช้เครื่อง
พึงจะมีรายงานเสมอๆเครื่องสำหรับกระทำการรายงานประวัติของเครื่องไว้
ครั้นเมื่อเลิกใช้เครื่อง พึงถอดปลั๊กไฟออก พร้อมทั้งใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกคราวภายหลังเลิกใช้งานในทุกวันเพื่อที่จะระแวดระวังฝุ่นผงเข้าเครื่อง เมื่อสามารถปานนี้การใช้เครื่องเช่าถ่ายเอกสารก็จะใช้ได้ยาวนานและแน่ใจได้ว่าจะเป็นเหตุให้มีความสามารถเยอะขึ้นแน่